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战后管控需求的梳理 —— 那拉珠尔在给萧虎的奏疏中，详细列明杭爱山的管控缺口：精壮迁走后，老弱部落虽安置，但牧地边界偶有纠纷（上月合丹部与别失八里部因羊吃牧草争执）；部众流动无登记（有牧民从其他部落迁入，未报官）；叛乱残兵可能潜藏（近日有牧民见可疑人员在牧地边缘活动）。“若不设专门机构，仅靠部落首领与元军，管不过来，” 那拉珠尔在奏疏中写道，“需设巡检司，专人专责，才能长治久安。” 奏疏附上 “杭爱山牧地与部众分布图”，标注纠纷高发区与重点管控区。
元代巡检司的规制参照 —— 萧虎批复时，援引《元史?百官志》“草原边疆巡检司，秩九品，设巡检二员，掌巡逻、捕盗、督农牧，需择‘通文牍、知俗情’者任之”，明确杭爱山巡检司为九品建制，设汉官、草原吏员各一员，共掌印信；又依《大元通制?民政》“巡检司需‘建署、置吏、立册’，文书需存档三年，部众需造册，牧地需核验”，确定司署营建标准与核心职能。批复中特别强调：“汉官与草原吏员需‘遇事共商、文书共签’，不得独断，以顺俗情、安部众。”
设司选址的考量因素 —— 那拉珠尔、张谦、帖木格共同勘察选址，最终定在杭爱山南侧 “安置区与牧地中点”：东距合丹部牧地五里，西离别失八里部牧地六里，南接元军据点（便于联动），北邻驿站（便于传讯），且地势高燥（避免洪涝）、靠近水源（便于日常用水）。张谦用步弓丈量：“此处东西长二十丈、南北宽十五丈，够建办公房、文书库、暂押室与吏员住处，还能留一块空地当操练场，方便日后训练巡检兵。” 帖木格补充：“这里是牧民往来安置区的必经之路，设司在此，牧民办事也方便，不用跑远路。”
决策的传达与动员 —— 萧虎的批复由驿卒快马送达杭爱山后，那拉珠尔立刻召集张谦、帖木格、李谦及部落首领，宣读批复：“朝廷设杭爱山巡检司，是为保杭爱山安稳，张谦掌文牍律法，帖木格掌部落协调，你们需全力配合，不得推诿。” 合丹部首领道：“有巡检司管着，牧地纠纷就有人解了，我们愿意配合。” 别失八里部首领也道：“若有残兵，也盼巡检司早点抓住，免得扰了牧民。” 动员会后，设司营建的消息传遍安置区与牧地，牧民们虽有好奇，却也多盼着能有专门机构解决日常难题。
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